目前各类信息技术以及大数据技术的应用越来越普及，信息量的逐年增大使网络存储方式逐渐取代传统的信息资源存储方式，档案工作者需紧跟时代发展步伐，创新工作理念，改善管理模式，提升档案管理工作水平，从而更大限度地满足对档案利用的需求。 一、做好档案资料搜集，保证其完整性和真实性 档案资料的真实性和完整性对于历史的研究和文化遗产的保护具有重要意义。因此，在进行档案管理时必须要确保档案资料的真实性和完整性，避免任何可能导致档案资料丢失或变形的因素。 档案资料包括纸质文件材料和电子文件材料，其归档范围包括反映部门主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值的文件、文物、实物材料以及具有凭证价值的文件材料以及其他对中心工作具有查考价值的文件材料等。电子文件的收集过程中应保证电子文件不被非正常改动，同时必须随时备份，存储在能够脱机保存的载体上。为了保证档案的完整性，可以采用多种方式，如实行备份、冷热备份、信息安全控制以及数据恢复等。同时，档案管理人员应加强与各部门之间的沟通交流，增强全体人员的档案管理意识，积极配合档案管理的资源搜集工作，从而保证档案工作的顺利开展。避免遗漏现象发生。 二、保护档案信息安全，规避安全风险 档案管理工作的重中之重在于保证档案信息的安全，办公自动化的普及极大地提升了档案信息的数字化程度，有效提高了档案管理工作的服务效能和效率。然而，值得注意的是，当前档案管理工作存在着一系列的安全隐患，主要表现为网络病毒的日益猖獗，对数字化档案的安全造成了一定的影响;档案管理人员的职业素养缺乏必要的专业知识，从而极易造成各类数字化媒体出现丢失、损毁等现象。我们应加大档案信息的保护力度，通过对档案管理人员的培训，提升其安全防范意识，加强对互联网计算机网络的日常维护工作，及时更新病毒查杀软件，同时做好档案信息的备份工作，最大限度的规避风险，保障档案信息安全。 三、完善档案管理机制，服务中心工作 1.提升档案管理水平。建立完善的档案目标管理机制，一方面对纸质文件资料按照上级要求及时归档，另一方面对档案信息进行数字化处理，充分利用扫描设备和网络设备来完成，以便将原始档案信息以文字化图片的形式存储于计算机和网络中，方便后期的管理、搜索和阅览等。加强对档案管理工作软硬件的建设，例如引进先进的标准化档案管理软件，建立针对数字化档案管理的数据库，建立相应的数字档案网络等。利用现代先进的数码设备对原始档案文件进行录入与管理，分别建设相应的多媒体数据库、文字数据库以及视频、图片数据库等促进档案管理信息数字化。作为新时期的档案管理工作人员，需要不断的提升自身的业务能力、综合素质和档案管理水平，加强培训和知识更新。 2.确保库房管理安全。做到办公、阅览、库房三分开，库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。库房实行专人负责管理，钥匙稳妥保管。定期组织专业人员对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案资料要及时进行修裱、复制和相关技术处理。 3.档案资料合理利用。档案资料的利用需要掌握以下原则：一是遵守法律法规，爱护档案，确保档案资料完好。二是保护档案资料的真实性和完整性，任何人不得把档案据为己有。档案资料归还时，档案人员须检查卷内有否缺损。三是加强档案资料的保密工作，不得泄露档案内容，不得转借和擅自复制。四是保护个人隐私，遵守借阅保密制度。同时为保证档案资料的使用合法性，需要建立起严格的档案管理制度，对档案管理人员进行法律法规培训和业务知识提升。(王雪凌) |
